Czym jest regulamin wynagradzania? Dlaczego i kiedy należy go wprowadzić? Jak napisać dobry regulamin wynagradzania by nie spotkać się z negatywnymi konsekwencjami? To kilka kwestii związanych z wprowadzeniem regulaminu wynagradzania, które każdy pracodawca  powinien znać.

Regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania, podobnie jak regulamin pracy, stanowi wewnątrzzakładowy akt prawny, tj. stosowany i wiążący w danym zakładzie pracy. W większości przypadków, zwłaszcza początkujący przedsiębiorcy nie zaprzątają sobie tym głowy. Co jednak gdy nasza firma się rozwija i zatrudniamy coraz więcej pracowników? Wówczas należy zwrócić uwagę na moment, w którym taki regulamin stanie się dla nas obowiązkowy.

Podstawowe zadanie regulaminu wynagradzania sprowadza się do doprecyzowania kwestii, które zwyczajowo nie są regulowane w umowach o pracę. Zwłaszcza dlatego, że mogą wynikać z okoliczności zmiennych i być warunkowane pewnymi przesłankami, jak np. osiągnięciami pracowników. Jednocześnie mają w sposób sprawiedliwy dotyczyć wszystkich lub określonej grupy pracowników. Jest to ważne zadanie albowiem w pewnym zakresie eliminuje problem związany z dyskryminacją pracowników, właśnie w zakresie wynagradzania. Zdecydowanie należy poczytywać to za zaletę regulaminu.

Kiedy wprowadzić regulamin wynagradzania?

Obowiązek wprowadzenia regulaminu jest uzależniony od ilości zatrudnianych pracowników. Podobnie, jak w przypadku regulaminu pracy obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy powstaje w momencie, w którym zatrudniamy 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Pracodawca może wprowadzić regulamin wynagradzania także jeżeli zatrudnia mniejszą liczbę pracowników. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Warto zaznaczyć, że liczba pracowników ma znaczenie tylko przy ustalaniu regulaminu. Nie ma znaczenia natomiast zmniejszenie liczby zatrudnionych. Przyjmuje się, że spadek zatrudnienia poniżej 20 pracowników daje możliwość samodzielnego zrezygnowania przez pracodawcę z regulaminu i jego uchylenia. W przedziale między 20 a 50 zatrudnionych nadal głos decydujący będzie przysługiwał organizacji związkowej, o ile ona funkcjonuje u pracodawcy.

Trudności w tworzeniu regulaminu wynagradzania

Wbrew pozorom tworząc regulamin wynagradzania wiele rzeczy może pójść nie tak. Stąd warto skorzystać z pomocy prawnika przy jego tworzeniu. Regulamin wynagrodzenia dla swej ważności i poprawności wymaga uwzględnienia co najmniej kilku przepisów, których nieuwzględnienie może narazić pracodawcę na grzywnę w kwocie nawet do 30.000 zł.

Wśród najczęstszych błędów jakie mogą wkraść się do regulaminu to powoływanie nieaktualnych przepisów. Należy zauważyć, że zmiany w prawie pracy są stosunkowo dynamiczne, więc należy je śledzić na bieżąco. Powiązany z tym błąd może dotyczyć np. wprowadzenia kar sprzecznych z treścią art. 108 kodeksu pracy lub pozbawienie pracownika wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jak i w niedziele i święta.

Inne błędy to w szczególności powielanie zapisów ustawowych lub co gorsze błędne ich wprowadzenie przez np. przeinaczenie ich treści. Ponadto, zbyt ogólne określanie zasad wynagrodzenia, co w konsekwencji prowadzi do niemożliwości ich zastosowania. Częstym błędem w regulaminach jest również wprowadzanie zapisów, które prowadzą do dyskryminacji pracowników, chociażby w sposób pośredni. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 183c Kodeksu pracy pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę jednakowej wartości.

Kluczowe elementy regulaminu

Przepisy prawa wprowadzają zasadę, zgodnie z którą obligatoryjną częścią regulaminu wynagradzania jest ustalenie warunków wynagradzania. Wskazuje się, że oznacza to konieczność podania wysokości oraz zasad przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Brak tych zapisów skutkuje nieważnością regulaminu. Przepisy wspominają także o innych świadczeniach związanych z pracą. Wśród nich możemy wskazać te, które są uzależnione od okresów przepracowanych przez pracownika, w szczególności może to dotyczyć nagrody jubileuszowej i jednorazowej odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy lub emeryturę.

Wejście w życie regulaminu

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W odróżnieniu od regulaminu pracy nie jest wymagane zapoznanie z nim pracowników.

Podsumowanie

Regulamin wynagradzania jest istotnym aktem wewnętrznym, którego w żadnym wypadku nie należy bagatelizować. Kluczowym dla każdego pracodawcy jest wprowadzenie regulaminu w sposób skuteczny bez błędów, które mogą nieść za sobą odpowiedzialność finansową. Czasami też warto skorzystać z pomocy prawnika przy tworzeniu regulaminu by ustrzec się wspomnianych błędów, gdyż z pewnością wyjdzie to o wiele taniej.