Zaistniała sytuacja związana z epidemią COVID-19, postawiła pracowników i pracodawców przed nowym wyzwaniem, niespotykanym dotychczas na szeroka skalę. Mowa oczywiście o wprowadzeniu tzw. pracy zdalnej. Polskie prawo nie było przygotowane na taką ewentualność a przepisy wprowadzone Ustawą o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID – 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych są zbyt ogólne by rozwiązywały zaistniały problem. Bieżącym rozwiązaniem dla pracodawców, stało się wprowadzenie regulaminów pracy zdalnej, które mają w jakiś sposób uporządkować zaistniałą sytuację.

Dlaczego regulamin

Jak wspomniano na wstępie Kodeks pracy nie zawiera przepisów adekwatnych do zaistniałej sytuacji. Należy mieć na względzie, że rozdział IIB Kodeksu pracy traktuje o zatrudnianiu pracowników w formie telepracy, jednakże w znacznej mierze nie będzie on miał zastosowania, albowiem dotyczy on pracowników, których forma świadczenia pracy wynika z ich stosunku pracy a nie zaś z wyjątkowo zaistniałej sytuacji. Rząd prowadzi prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, która to miałaby wprowadzić na stałe regulacje dotyczące pracy zdalnej, jednakże jak wynika z doniesień przepisy te miałyby być wprowadzone dopiero trzy miesiące po odwołaniu stanu epidemii. Na razie jednak koniecznym dla zabezpieczenia interesów pracodawcy jest wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej.

Dla kogo praca zdalna

Oczywistym pozostaje, że praca zdalna nie jest dla każdego. Zgodnie z ustawą covidową pracodawca w okresie obowiązywania stanu epidemii COVID-19 oraz 3 miesiące po może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania o ile pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.

 Co powinien zawierać regulamin pracy zdalnej

Przepisy tymczasowo wprowadzające pracę zdalną nie regulują istotnych kwestii dotyczących obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, pokrywania kosztów sprzętu i internetu używanego podczas pracy zdalnej, jak również kwestii dotyczących informacji poufnych. Są to najistotniejsze elementy, które pozostały poza regulacją a koniecznie powinny znaleźć się w regulaminie pracy. Dlatego też regulamin pracy zdalnej obejmować powinien:

  1.   Warunki dopuszczalności pracy zdalnej, w której należy określić możliwości świadczenia pracy zdalnej a to poprzez zapewnienie odpowiedniego sprzętu, jego serwisowania, dostępu do internetu.
  2.   Określenie zasad korzystania z powierzonego pracownikowi sprzętu, jego przechowywania, zabezpieczenia, sposobu użytkowania. To samo tyczy się sprzętu będącego własnością pracownika, gdzie regulamin powinien określać sposób zabezpieczenia sprzętu przed dostępem osób niepowołanych.
  3.   Sposób zabezpieczenia danych, stosowania programów zabezpieczających dysk przed ujawnieniem lub kradzieżą danych stanowiących informacje poufne. Jest to szczególnie istotne, jeżeli pracownik do pracy wykorzystuje własny sprzęt i korzysta ze swojej sieci internetowej.
  4.   Określenie sposobu komunikacji i trybu przekazywania efektów pracy jak również zadań do wykonania między pracodawcą a pracownikiem.
  5.   Czas pracy – sposób ewidencjonowania czasu pracy poprzez stosowne zgłaszanie jej rozpoczęcia i zakończenia lub przez logowanie się do sieci pracodawcy w określonych porach.
  6.   Określenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy wykonywanej poza miejscem pracy. Należy zaznaczyć, że jest to konieczne, albowiem wobec braku innych przepisów pracodawca może ponosić odpowiedzialność za wypadki pracownika, które wydarzą się w domu podczas świadczenia pracy zdalnej.
  7.   Określenie zasad kontroli nad pracownikiem polegającym na sprawdzeniu czy praca jest wykonywana w ustalonym miejscu i czasie poprzez kontrolę np. telefoniczną lub raportowanie wykonanych czynności. Istnieje możliwość także sprawdzenia przez pracodawcę osobiście w miejscu, w którym praca miała być wykonywana czy pracownik rzeczywiście w nim przebywa. Należy pamiętać, że możliwość taka jest dopuszczalna wyłącznie za uprzednią zgodą pracownika.
  8.   Odwołanie pracy zdalnej. Regulamin powinien też określać warunki odwoływania pracy zdalnej, tj. określenie terminu i sposobu komunikowania tego faktu pracownikowi.

 Podsumowanie

Regulamin pracy zdalnej jest w obecnej sytuacji konieczny do zapewnienia odpowiednich warunków świadczenia pracy, przynajmniej do czasu wprowadzenia nowelizacji Kodeksu pracy. Powyżej wskazano jedynie przykładowe postanowienia regulaminu, które moim zdaniem stanowią te najważniejsze. Jako bezpieczne rozwiązanie należy też wskazać możliwość korzystania z przepisów Kodeksu pracy dotyczących świadczenia telepracy, ponieważ doświadczenie pokazuje, że mogą być analogicznie stosowane także do pracy zdalnej.