Czy regulamin pracy jest obowiązkowy? Kiedy jest obowiązkowy? Kiedy i jak go wprowadzać? Co można a czego nie można wprowadzić w regulaminie pracy? Czy powinniśmy skorzystać z pomocy fachowca przy tworzeniu regulaminu? Ten artykuł w skrócie odpowiada na postawione pytania, jak i na inne mogące powstać w związku z tworzeniem i wprowadzeniem regulaminu pracy.

Czy potrzebna nam pomoc przy tworzeniu regulaminu?

Jest to kluczowe pytanie, które powinien zadać sobie każdy pracodawca, który mierzy się z problemem tworzenia regulaminu. Jak w każdej dziedzinie regulaminy pracy możemy podzielić na dobre i złe. Pytanie tylko czy taki „zły” regulamin coś nam daje. Osobiście wychodzę z założenia, że skoro mamy wprowadzić regulamin i włożyć w niego jakiś wysiłek, to powinien on nieść jakieś korzyści. By jednak tak było powinniśmy skorzystać z pomocy prawnej, czy to w osobie adwokata, czy też radcy prawnego.

Pamiętajmy, że to co znajdzie się w regulaminie, może znacząco przyczynić się do usprawnienia procesu pracy. Może pomóc w egzekwowaniu nałożonych obowiązków od pracowników oraz dochodzeniu roszczeń. Pamiętać jednak należy, że regulamin pracy chociaż jest dokumentem obowiązującym wyłącznie w danym zakładzie, to nie może on być sprzeczny z postanowieniami kodeksu pracy. Chociażby z tego względu warto skorzystać z pomocy prawnika przy jego tworzeniu. W przeciwnym razie możemy natknąć się na problemy związane z egzekwowaniem przez pracowników błędnych zapisów regulaminu a w konsekwencji karę finansową.

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to dokument mający na celu uregulowanie kwestii organizacji i porządku w procesie pracy. Ma na celu określenie zarówno obowiązków, jak i uprawnień pracowników u danego pracodawcy. Co istotne, regulamin pracy jest aktem wewnętrznym. Co to oznacza? Otóż to, że obowiązuje u danego pracodawcy, w danym zakładzie pracy.

Po co wprowadzać regulamin pracy?

Regulamin nie jest obowiązkowy dla każdego kto zatrudnia pracowników. Ustawodawca określił, że obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy powstaje dopiero jeżeli zatrudniamy 50 pracowników. Nie wyliczamy tutaj średniego zatrudnienia z jakiegoś okresu. Bierzemy po prostu pod uwagę ile osób w danym momencie ma zawartą z nami umowę o pracę. Z chwilą pojawienia się tego 50 pracownika musimy wprowadzić regulamin. Wyjątkiem jest sytuacja gdy w zakładzie pracy obowiązują już postanowienia układu zbiorowego pracy.

Wprowadzenie regulaminu pracy nie jest wyłącznie obowiązkiem pracodawcy ale także jego uprawnieniem. Warto zaznaczyć, że wprowadzenie takiego regulaminu może okazać się dla pracodawcy korzystne, chociażby ze względu na cele porządkowe. Pamiętajmy, że kodeks pracy w sposób niewyczerpujący reguluje kwestie związane z zatrudnieniem.

Ponadto, jeżeli w zakładzie pracy pracuje co najmniej 20 pracowników i jednocześnie działa zakładowa organizacja związkowa, to taka organizacja może wystąpić z wnioskiem o wprowadzenie takiego regulaminu, chyba że podobnie jak wcześniej funkcjonują już postanowienia układu zbiorowego pracy.

Jak wprowadzić regulamin pracy w firmie?

Regulamin nie zawsze będzie wyrazem wyłącznej woli pracodawcy, pod warunkiem, że w zakładzie pracy działa organizacja związkowa. Wówczas taki regulamin musi zostać z nią skonsultowany zanim zostanie wprowadzony. Jeżeli taka organizacja nie funkcjonuje lub w określonym terminie nie dojdzie do ustalenia wspólnego stanowiska, to wówczas pracodawca samodzielnie określa treść regulaminu. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia przedstawienia go pracownikom, w sposób przyjęty w zakładzie. Przykładowo może to być wywieszenie w dostępnym miejscu lub może to być np. rozesłanie jego treści drogą elektroniczną do wszystkich pracowników. Ponadto, pracodawca ma obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem do pracy. Fakt ten powinien zostać potwierdzony pisemnie przez pracownika. Gdyby np. pracownik odmówił zapoznania się z regulaminem, w aktualnym orzecznictwie występuje pogląd, że stanowi to przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę z takim pracownikiem.

Treść regulaminu pracy

Regulamin pracy powinien określać w szczególności:

  1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
  2. systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
  3. porę nocną;
  4. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
  5. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
  6. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
  7. wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
  8. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
  9. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
  10. kary stosowane z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników;

Podsumowanie

Regulamin pracy mimo, że jest postrzegany jako przykry obowiązek, to dobrze napisany może nam się znacząco przysłużyć. W regulaminach często spotykanymi problemami są brak ich konsultacji z organizacją związkową, wprowadzenie postanowień sprzecznych z kodeksem pracy, nieprzestrzeganie terminów i sposobu zapoznania z regulaminem pracowników. To wyłącznie przykładowe problemy powstające na tle tworzenia regulaminu. By ich uniknąć najlepiej skorzystać z pomocy prawnika.