Regulaminy są rozwiązaniem na uporządkowanie określonych kwestii, które odgórnie nie regulują przepisy prawa a jednocześnie zależy nam na respektowaniu pewnych zasad. Tak samo jest w przypadku hoteli. Brak jest przepisów, które dostatecznie regulowałyby kwestie korzystania z usług hotelowych. Dlatego też by zapewnić ład i porządek każdy hotel powinien mieć swój regulamin. Brak jest wymogów wskazujących co regulamin hotelu powinien zawierać. Każdy może stworzyć regulamin w dowolnym kształcie, z zachowaniem rozsądku, równości i wystrzegać się klauzul niedozwolonych względem konsumentów.

Stworzenie jednego uniwersalnego regulaminu nie jest możliwe, dlatego postaram się wskazać najważniejsze kwestie jakie regulamin hotelu powinien obejmować oraz błędy jakich każdy hotel powinien się wystrzegać by nie narazić się na kłopoty.

Podstawowe postanowienia – regulamin hotelu

Podstawowe postanowienia można uszeregować w kilka podstawowych grup:

  1.       Dotyczące okresu pobytu w hotelu

– rezerwacja i przybycie do hotelu

– wskazanie godziny rozpoczęcia i zakończenia doby hotelowej

– możliwości i sposobu przedłużenia doby

– możliwości skrócenia pobytu w hotelu

– kwestie płatności lub zwrotu należności w razie przedłużenia lub skrócenia pobytu

  1.       Dotyczące ogólnych zasad bezpieczeństwa

– wskazania miejsc przeznaczonych dla osób palących i miejsc objętych całkowitym zakazem palenia

– możliwości korzystania z otwartych źródeł ognia

– korzystania z urządzeń elektrycznych, w tym urządzeń stanowiących własność hotelu jak i własnych urządzeń

-obowiązek zgłaszania wszelkich awarii urządzeń

  1.       Określające reguły porządkowe

– obowiązek przestrzegania ciszy nocnej w określonej porze

– wystrzeganie się zachowań uciążliwych dla innych gości hotelu

– zachowania porządku

– określenie sankcjonowania niewłaściwego zachowania i nieprzestrzegania regulaminu

– określenie możliwości przebywają osób niebędących gośćmi hotelu

  1.       Uregulowanie kwestii odpowiedzialności hotelu

– ponoszenie odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w hotelu na wypadek ich zniszczenia lub kradzieży

– odpowiedzialność gości za uszkodzenie mienia hotelu

W tym miejscu zaznaczam, że odpowiedzialność wskazana powyżej jest regulowana przepisami kodeksu cywilnego. Warto jednak umieścić je w regulaminie jako informację dla gości hotelu

  1.       Reguły odpłatności za dodatkowe usługi świadczone przez hotel
  2.       Sposoby i terminy zgłaszania oraz rozpatrywania reklamacji
  3.       Informacje o przechowywaniu i przetwarzaniu danych osobowych

Ponadto warto zadbać o dodatkowe regulaminy, jeżeli na terenie hotelu znajduje się np. sauna, basen czy sala do gier. Każdy taki obiekt powinien mieć własny regulamin korzystania z niego.

Obowiązywanie regulaminu

Istotną kwestią jest przekazanie do wiadomości gości treści regulaminu. Przepisy określają, że treść regulaminu powinna być udostępniona konsumentowi przed zawarciem umowy. Wadliwą praktyką jest umieszczanie regulaminów w pokojach hotelowych. Mogą one się tam znajdować ale wyłącznie jako element informacyjny. Nie wyczerpuje to jednak obowiązku przekazania do wiadomości klienta jego treści, ponieważ jest przekazywany już po zawarciu umowy. Samo umieszczenie regulaminu na stronie internetowej również nie będzie wystarczające, gdyż gość właściwie nie musiał odwiedzić strony internetowej hotelu przed pobytem. Wywieszenie regulaminu w recepcji może być pewnym rozwiązaniem, ale wyłącznie dla gości niebędących konsumentami. Konsument powinien mieć jednak realną możliwość zapoznania się z regulaminem i takowy powinien zostać przedłożony do przeczytania przed zawarciem umowy.

Zawierając umowę na odległość i rezerwując pobyt, system informatyczny może w pewnym zakresie ułatwić ten proces. Otóż proponuje rozwiązanie polegające na przeczytaniu i zapoznaniu się z treścią regulaminu przed zawarciem umowy. Do zawarcia umowy dochodzi dopiero po naciśnięciu odpowiedniego pola z akceptacją postanowień regulaminu.

Podsumowanie

Postanowienia regulaminu hotelu stanowią sporą dowolność. Nie ma przepisów nakazujących określoną treść regulaminu, dlatego też nie sposób stworzyć jednego dobrego regulaminu. Warto jednak pamiętać o wskazanych powyżej postanowieniach, które mogą stanowić pewne minimum. Reszta pozostaje już do wyłącznej kompetencji hotelu, który może prawie że dowolnie wprowadzać nakazy i zakazy na terenie obiektu. By jednak nie przesadzić wprowadzając postanowienia niezgodne z prawem warto zasięgnąć rady eksperta.